Dokumentenmanagementsysteme

Begriffserklärung

Der Begriff Dokumentenmanagementsystem oder kurz DMS, beschreibt eine datenbankgestützte Software, deren Ziel es ist, das unternehmensbezogene Dokumentenmanagement zu unterstützen und Arbeitsaufwand zu reduzieren.  In der Regel beinhalten solche Systeme Digitalisierungs-, Verwaltungs- und Archivierungsfunktionen, mit deren Hilfe die anfallenden Dokumente digitalisiert, strukturiert und bearbeitet werden können. Darüber hinaus ermöglicht eine DMS-Software die Vereinfachung bestehender Prozesse und sorgt für die Integration eines möglichst reibungslosen Workflowmanagements.¹

Was ist ein elektronisches Dokument?

Die innerhalb einer Dokumentenmanagement-Software verwalteten Dokumente werden auch als elektronische Dokumente bezeichnet. Allerdings muss hier zwischen, im Ursprung digital erzeugten Textdokumenten und digitalisierten Dokumenten, die beispielsweise mit Hilfe eines Scanners von der physischen Form zu einer elektronischen Form übertragen wurden, unterschieden werden. Im Kontext der Verwaltung von eingescannten Schriftstücken spricht man von „Document Imaging“, bei bereits digital erzeugten Schriftstücken von „Document Management“. In der Regel werden beide Funktionen mit DMS-Software abgedeckt. ²

Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Dokumentenmanagementsystem begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Von der Erstellung und Erfassung, über Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung. Hierbei kommen unterschiedliche Funktionen zum Einsatz:

• Digitalisierung physischer Dokumente
• Verteilung der Dokumente an verantwortliche Personen
• Prozessstrukturierung
• Rechteverwaltung unterschiedlicher Dokumentenarten
• Archivierung

Physische Dokumente können digitalisiert werden, Dokumente können von unterschiedlichen Nutzern eingesehen und kommentiert werden, Dokumente können direkt an verantwortliche Personen zugeteilt werden, mithilfe von Rechteverwaltungen können unterschiedliche User bzw. Nutzer für die Bearbeitung oder den Zugriff spezieller Dokumente berechtigt werden, mittels eines Suchindex können Datenbanken nach unterschiedlichen Parametern der Dokumente durchsucht und bearbeitete Dokumente nach Ablauf eines Bearbeitungsprozesses archiviert werden.

Natürlich werden in unterschiedlichen Branchen abweichende Funktionalitäten einer DMS-Software benötigt und vorausgesetzt. Dementsprechend liegt es nahe, dass sich innerhalb der Pharma– bzw. Biotechbranche spezielle Dokumentenmanagementsysteme etabliert haben und gegenüber unpassenden Lösungen durchgesetzt haben. Die Grundfunktionalitäten sind im Kern nahezu identisch. Allerdings sind diese speziellen Systeme auf die Einhaltung der strengen regulatorischen Anforderungen in der Life-Science-Branche angepasst und können bei korrekter Anwendung ein enormes Arbeits- und Zeitersparnis ermöglichen.³

Unterschiede im Aufbau der DMS

Neben der klassischen Software-Anwendung bestehen weitere Aufbauarten eines Dokumentenmanagementsystems. Hier kann beispielsweise zwischen reinen Webinterface-Systemen, welche nur über Webapplikationen genutzt werden können und nicht lokal installiert werden müssen , sowie Cloud-basierten oder lokal gespeicherten Datenbanken unterschieden werden. Diese bärgen entsprechend unterschiedliche Vor- und Nachteile und müssen vom Anwender und entsprechend dem Einsatz der Software bedacht werden. So können Cloud-basierte Systeme beispielsweise einen großen Sicherheitsvorteil mit sich bringen, da bei lokalen Systemabstürzen oder möglichen Schäden durch Brand, Wasser oder sonstige Ereignisse, alle Daten auf einem externen Server des Anbieters gespeichert werden. Hier sollte allerdings bei der Wahl des Systemanbieters darauf geachtet werden, dass die verwendeten Server den europäischen Sicherheitsstandards gerecht werden, da dies ansonsten eher einen Nachteil in Sachen Sicherheit und Datenschutz beinhalten kann.⁴

Quellen